Kto odpowiada za prowadzenie elektronicznej książki obiektu budowlanego (c-KOB)? Fakty, nie mity.

W ostatnim czasie coraz więcej zarządców i właścicieli budynków pyta nas o obowiązki związane z prowadzeniem elektronicznej książki obiektu budowlanego (c-KOB).
Niektórzy są przekonani, że to firma wykonująca przeglądy PPOŻ powinna ją prowadzić, inni – że obowiązek spoczywa na zarządcy obiektu.
To naturalne, że pojawiają się wątpliwości, bo temat jest nowy i dopiero zyskuje na znaczeniu wraz z cyfryzacją branży budowlanej.

Skąd się wzięła książka obiektu budowlanego?

Książka obiektu budowlanego to dokument, w którym odnotowuje się wszystkie przeglądy, naprawy, konserwacje i kontrole techniczne dotyczące budynku.
Od 2024 roku stopniowo zastępuje ją wersja elektroniczna – c-KOB – dostępna w systemie Głównego Inspektora Nadzoru Budowlanego.
Jej celem jest uporządkowanie dokumentacji i umożliwienie łatwego dostępu do historii obiektu w jednym miejscu.

Kto obowiązkowo musi prowadzić książkę obiektu budowlanego, kto może, a kto nie musi

Obowiązkowo (lub wkrótce obowiązkowo):

• Dla nowych obiektów budowlanych oddanych do użytkowania po 1 stycznia 2024 r. założenie cyfrowej książki obiektu budowlanego (c-KOB) jest obowiązkiem — właściciel lub zarządca musi ją założyć przed użytkowaniem obiektu.

• Prowadzenie w formie papierowej dla wszystkich obiektów zostanie wycofane — od 1 stycznia 2027 r. wszystkie książki muszą być prowadzone w wersji cyfrowej.

• Obowiązek założenia książki (papierowej lub elektronicznej) dotyczy m.in. budynków wielorodzinnych, obiektów przemysłowych, hal, sklepów, budynków fabrycznych.

Może (ale nie musi jeszcze w pełni):

• Dla istniejących obiektów budowlanych, które już mają książkę papierową lub nie mają jej jeszcze, przewidziany jest okres przejściowy — właściciel/zarządca ma czas do końca 2026 roku, aby przenieść dokumentację do systemu c-KOB. 

• Właściciele lub zarządcy obiektów mogą prowadzić (dobrowolnie) książkę obiektu budowlanego także dla obiektów, dla których nie ma na razie obowiązku, np. jako działanie wyprzedzające.

Kto ma obowiązek ją prowadzić?

Zgodnie z art. 60a ust. 1 i 2 ustawy Prawo budowlane (Dz.U. 2025 poz. 418):

„Właściciel lub zarządca obiektu budowlanego prowadzi książkę obiektu budowlanego.
Właściciel lub zarządca obiektu budowlanego odpowiada za prowadzenie książki obiektu budowlanego w postaci elektronicznej.”

Oznacza to jasno, że obowiązek prowadzenia, uzupełniania i aktualizowania książki obiektu – również w wersji elektronicznej – spoczywa wyłącznie na właścicielu lub zarządcy.

Firma wykonująca przeglądy, taka jak SAPOŻ, nie ma obowiązku prawnego prowadzenia książki, chyba że zostanie do tego pisemnie upoważniona przez zarządcę lub właściciela obiektu.

Co może, a czego nie może firma PPOŻ?

Zgodnie z art. 60d ust. 1 ustawy Prawo budowlane:

„Wpisów do książki obiektu budowlanego dokonuje właściciel lub zarządca obiektu budowlanego lub osoba przez nich upoważniona.”

Oznacza to, że firma PPOŻ może dokonywać wpisów jedynie po uzyskaniu upoważnienia.
Bez tego upoważnienia nie ma prawnego prawa ani obowiązku wprowadzania danych do c-KOB.
Firma serwisowa wykonuje przegląd, wystawia protokół i przekazuje go właścicielowi lub zarządcy – to on odpowiada za uzupełnienie wpisów.

Fakty – nie mity:

✅ Obowiązek prowadzenia c-KOB dotyczy właściciela lub zarządcy obiektu.
✅ Firma PPOŻ nie ma obowiązku prawnego prowadzenia książki.
✅ Może to robić tylko po udzieleniu pełnomocnictwa lub upoważnienia.
✅ Brak prowadzenia książki to wykroczenie po stronie właściciela lub zarządcy (art. 93 pkt 9 Prawa budowlanego).

SAPOŻ wychodzi naprzeciw potrzebom zarządców

Wielu klientów oczekuje dziś kompleksowej obsługi — nie tylko wykonania przeglądu, ale również pełnej dokumentacji i wpisu do c-KOB.
Dlatego SAPOŻ oferuje możliwość prowadzenia elektronicznej książki obiektu w imieniu klienta, po udzieleniu odpowiedniego upoważnienia.

Dzięki temu:

• zapewniasz zgodność z przepisami prawa,

• unikasz ryzyka kar,

• masz pełną dokumentację PPOŻ w jednym miejscu,

• a my pilnujemy terminów przeglądów i wpisów za Ciebie.

Wystarczy jedno pełnomocnictwo — resztą zajmujemy się my.
SAPOŻ wychodzi naprzeciw potrzebom rynku i wspiera swoich klientów w pełnej digitalizacji procesów PPOŻ.

📞 Chcesz dowiedzieć się więcej lub zlecić prowadzenie książki c-KOB?
Skontaktuj się z nami – przygotujemy ofertę dopasowaną do Twojego obiektu i obowiązków ustawowych.

📞 Skontaktuj się z nami:
e-mail: biuro@sapoz.pl
telefon: 512 842 620